Datenschutz

Teil IAllgemeine Datenschutzerklärung der Mensch & Kuhnert GmbH
für Geschäftspartner, Kunden und Website-Besucher nach Art. 13 DSGVO

Mit den folgenden Informationen gibt die Mensch & Kuhnert GmbH (nachfolgend „Mensch & Kuhnert“) Ihnen einen Überblick, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und welche Rechte aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz Ihnen zustehen.

Diese Erklärung gilt für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie für die Daten von Organen, Geschäftsführern, Ansprechpartnern und anderen Mitarbeitern unserer Vertrags- und Geschäftspartner. Die Erklärung betrifft bestehende Vertragsverhältnisse sowie sich anbahnende Geschäftsbeziehungen.

Stand: Oktober 2026

1Verantwortlicher

Verantwortlich für die im Folgenden beschriebene Verarbeitung ist:

Mensch & Kuhnert GmbH
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Ulm unter HRB 722550
geschäftsansässig: Am Hofgut 23, 89134 Blaustein
E-Mail: info@mensch-kuhnert.de
Telefon: 07304 9287-810

Mensch & Kuhnert hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, den Sie wie folgt erreichen können:

Maisel Consult
Kämmereigasse 2, 95444 Bayreuth
E-Mail: datenschutz@maisel.co
Telefon: 0921 7930707

2Quellen und Art personenbezogener Daten

Mensch & Kuhnert verarbeitet die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen oder bei deren Anbahnung selbst zur Verfügung stellen, z. B. bei einer Anfrage oder im Rahmen eines Auftrags. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handelsregister, Internet) erheben oder die wir von Dritten (Geschäftspartner) erhalten.

Im Einzelnen verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• •Personalien (Name, Vorname, Anschrift)
• •Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• •Rechnungsdaten (Bankverbindung, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen / E-Rechnungen, Steuernummer/USt-Id.)
• •Vertrags- und Auftragsdaten (Informationen, die zur Bearbeitung, Durchführung und Abrechnung des erteilten Auftrags erforderlich sind)

Sie sind weder gesetzlich noch durch Vertrag verpflichtet, Mensch & Kuhnert personenbezogene Daten zu übermitteln (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO). Ohne Mitteilung der erforderlichen Kontakt- und Auftragsdaten können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten und keinen Auftrag annehmen oder durchführen. Im Übrigen steht es Ihnen frei, unsere Website zu besuchen, ohne personenbezogene Daten anzugeben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

3Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken bzw. verfolgen die nachfolgend genannten berechtigten Interessen:

• •Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Aufträgen mit Ihnen oder mit dem von Ihnen vertretenen Unternehmen. Die Aufträge beziehen sich dabei auf die Erstellung gutachterlicher Stellungnahmen zur betrieblichen Altersversorgung oder auf die Verwaltungstätigkeiten von Mensch & Kuhnert für Unterstützungskassen. Die Verarbeitung erfasst den Umgang mit Anfragen, die Auftragserteilung, die Übersendung von Vertragsunterlagen, die Übersendung von Berechnungen sowie die Erhebung von Abrechnungsdaten. Handeln Sie als Ansprechpartner oder Vertreter eines Unternehmens, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Vorbereitung und Durchführung des Auftrags mit diesem Unternehmen.
• •Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse an der Pflege der Geschäftsbeziehung mit Kunden und eigene Geschäftszwecke (z. B. Führung einer Kundendatenbank). Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen aus Aufträgen.
• •Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben, denen Mensch & Kuhnert unterliegt (z. B. steuerrechtliche Pflichten).

Hinweis: Daten der Versorgungsberechtigten Ihres Unternehmens (z. B. Geburtsdatum, Gehalt, zugesagte Leistungen), die wir zur Erstellung von Bilanzgutachten oder für sonstige Berechnungen benötigen oder im Rahmen der Verwaltung von Unterstützungskassen verarbeiten, fallen nicht unter diese Erklärung. Hierzu verweisen wir auf unsere gesonderten Datenschutzhinweise nach Art. 14 DSGVO, die wir unseren Kunden zur Weitergabe an die betroffenen Versorgungsberechtigten zur Verfügung stellen. Sie sind nachfolgend unter Teil II dargestellt.

4Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website

Hosting: Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, gehostet. IONOS verarbeitet die beim Besuch der Website anfallenden Daten, insbesondere die Server-Logfiles und die Eingaben in unsere Formulare, ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Website).

Server-Logfiles: Beim Aufrufen unserer Website www.mensch-kuhnert.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an unseren Server gesendet und temporär in einem Logfile gespeichert, z. B.

• •IP-Adresse des anfragenden Rechners (in anonymisierter Form)
• •Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• •Name und URL der abgerufenen Datei
• •Referrer-URL (Website, von der aus der Zugriff erfolgte)
• •verwendeter Browser, ggf. Betriebssystem und Access-Provider

Die Verarbeitung dient einem störungsfreien Verbindungsaufbau, der Systemsicherheit und -Stabilität sowie administrativen Zwecken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Hosting-Anbieter IONOS anonymisiert die IP-Adressen in den Logdateien aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben. Die Logfiles werden in regelmäßigen Abständen, maximal nach 8 Wochen, automatisch gelöscht.

Kontaktaufnahme: Nehmen Sie über die angebotenen Kontaktmöglichkeiten, etwa die Formulare für Folgeaufträge und Angebotsanfragen, Verbindung mit uns auf, speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Angaben aus den Formularen einschließlich hochgeladener Dateien werden per E-Mail an uns weitergeleitet und nicht dauerhaft auf dem Webserver gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage vertragsbezogen ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur im Rahmen des Abschnitts „Weitergabe von Daten an Dritte“. Im Formular für Angebotsanfragen fragen wir freiwillig, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Diese Angabe werten wir aus, um unsere Kundengewinnung zu verbessern; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies: Wir setzen auf unserer Website Cookies ein.

• •Technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies zur Grundfunktion der Website) verarbeiten wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• •Nicht-technisch-notwendige Cookies (z. B. zur Analyse oder für Komfortfunktionen) setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein, die Sie über unser Cookie-Consent-Tool Borlabs Cookie erteilen oder jederzeit widerrufen können. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Analyse-Tools: Wir setzen zur statistischen Erfassung und Optimierung unseres Webangebots das Open-Source-Tool Rybbit ein. Rybbit arbeitet cookielos und wird auf einem von uns betriebenen Server in Deutschland gehostet. Verarbeitete Daten: aggregierte Zugriffsdaten zur Erstellung anonymisierter Nutzungsstatistiken (z. B. aufgerufene Seiten, Referrer, Gerätetyp), ohne Einsatz von Cookies oder dauerhaften Identifikatoren. Da das Tool cookielos arbeitet und ausschließlich auf einem Server in Deutschland betrieben wird, ist weder eine Einwilligung nach § 25 TDDDG noch eine Drittlandgarantie erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Optimierung unseres Webangebots).

Google Fonts (lokales Hosting): Wir nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Google Fonts, die über unseren Theme-/Page-Builder Bricks lokal auf unserem Server eingebunden und ausgespielt werden. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt.

Kadence Security Basic: Wir setzen das Plugin Kadence Security Basic (vormals Solid Security, ursprünglich iThemes Security; Anbieter: Liquid Web, LLC, 2703 Ena Drive, Lansing, MI 48917, USA) zum Schutz unserer Website vor unerwünschten Zugriffen und Cyberattacken ein. Das Plugin wird ausschließlich für lokale Sicherheitsfunktionen eingesetzt (u. a. Schutz der Administrationsoberfläche, Deaktivierung des Datei-Editors, Durchsetzung von SSL-Verbindungen, Verzeichnisschutz, Sperrung bei wiederholten fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen). Die Funktion ‘Network Brute Force Protection’, die eine Übermittlung von IP-Adressen an Server des Anbieters in den USA auslösen würde, ist nicht aktiviert. Nach aktuellem Stand findet durch dieses Plugin keine Übermittlung von Daten unserer Website-Besucher in die USA statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer IT-Systeme).

5Kommunikation per E-Mail, Telefon und Videokonferenz

E-Mail und Telefon: Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihres Anliegens) zu dessen Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen mit einem Auftrag oder dessen Anbahnung zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Bei Anrufen wird Ihre Rufnummer, sofern Sie die Rufnummernübermittlung nicht unterdrücken, angezeigt und ohne Namen in der Anrufliste unserer Telefonanlage gespeichert, damit wir Sie bei Bedarf zurückrufen können. Die Einträge in der Anrufliste löschen wir spätestens nach drei Monaten.

Microsoft 365 und Microsoft Teams: Für E-Mail und Bürokommunikation nutzen wir Microsoft 365, für Online-Besprechungen mit Kunden und Geschäftspartnern Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Verarbeitet werden insbesondere Kontaktdaten und Inhalte von E-Mails und Dokumenten, bei Teams-Besprechungen außerdem Name, E-Mail-Adresse, Bild- und Tondaten (soweit Sie Kamera und Mikrofon einschalten), Chatnachrichten sowie technische Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Auftrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation). Microsoft verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Zur möglichen Übermittlung in die USA siehe den Abschnitt „Übermittlung in Drittländer“.

6Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden genannten Zwecken findet nicht statt. Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO zur Erfüllung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, geben wir Daten weiter an:

• •Anbieter von Web-Hosting-Dienstleistungen
• •Anbieter von IT-, Kommunikations- und Clouddiensten (insbesondere Microsoft 365 und Microsoft Teams)
• •Anbieter von Telekommunikationsdiensten
• •Anbieter aktuarieller Berechnungssoftware
• •Anbieter virtueller Datenräume
• •Unterstützungskassen einschließlich ihrer Vorstände sowie deren Trägerunternehmen
• •mit der Abrechnung von Versorgungsbezügen beauftragte externe Dienstleister
• •Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer
• •Gerichte, insbesondere bei Gutachten im Auftrag eines Familiengerichts, und zum Zwecke der Korrespondenz

Soweit diese Empfänger ausschließlich nach unseren Weisungen handeln (z. B. IT-/Software- und Datenraum-Anbieter), erfolgt die Zusammenarbeit auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Soweit es sich um eigenständig verantwortliche Empfänger handelt (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Gerichte), erfolgt die Offenlegung als reguläre Datenübermittlung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die weitergegebenen Daten dürfen von den Empfängern ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

7Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Teams ist nicht ausgeschlossen, dass personenbezogene Daten an die Microsoft Corporation in den USA oder an weitere Unterauftragsverarbeiter von Microsoft außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übermittlung stützt sich daher auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der Datenschutzvereinbarung mit Microsoft sind. Im Übrigen findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR nach aktuellem Stand nicht statt. Das auf unserer Website eingesetzte Sicherheits-Plugin Kadence Security Basic (Anbieter: Liquid Web, LLC, USA) überträgt im aktuell konfigurierten Funktionsumfang keine Daten unserer Website-Besucher in die USA, da die hierfür relevante Funktion ‘Network Brute Force Protection’ nicht aktiviert ist. Sollte sich dieser Stand ändern, wird diese Erklärung aktualisiert.

8Speicherdauer

Personenbezogene Daten aus Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen, löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind. Daten aus Aufträgen speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung einschließlich Folgeaufträgen. Danach löschen wir sie, soweit wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO; bis zu zehn Jahre) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, die Speicherung zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

9Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• •gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, mit Wirkung für die Zukunft;
• •gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu verlangen, insbesondere zu Verarbeitungszwecken, Datenkategorien, Empfängern, geplanter Speicherdauer sowie zum Bestehen der weiteren in dieser Ziffer genannten Rechte;
• •gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen;
• •gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen in Art. 17 Abs. 3 DSGVO genannten Gründe entgegenstehen;
• •gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, unter den in Art. 18 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen;
• •gemäß Art. 20 DSGVO Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• •gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

10Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt ist, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Eine E-Mail an info@mensch-kuhnert.de oder an datenschutz@maisel.co genügt.

11Datensicherheit

Wir verwenden beim Website-Besuch eine TLS-Verschlüsselung nach jeweils aktuellem Stand der Technik. Im Übrigen bedienen wir uns geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen; diese werden fortlaufend an die technologische Entwicklung angepasst.

12Beschwerderecht / Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei dem für Mensch & Kuhnert zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW, https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/) oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

13Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unseres Angebots oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website unter https://www.mensch-kuhnert.de/datenschutz/ abrufbar.

Teil IIDatenschutzhinweise nach Art. 14 DSGVO der Mensch & Kuhnert GmbH

Stand: Oktober 2026

Diese Datenschutzhinweise richten sich an Personen, denen durch ihren Arbeitgeber oder durch ein Trägerunternehmen eine betriebliche Altersversorgung zugesagt wurde (nachfolgend „Versorgungsberechtigte“) und deren Daten die Mensch & Kuhnert GmbH (nachfolgend „Mensch & Kuhnert“) im Rahmen der Erstellung versicherungsmathematischer Bilanzgutachten und sonstiger Berechnungen für den Arbeitgeber, das Trägerunternehmen oder eine Unterstützungskasse, im Rahmen der Verwaltung von Unterstützungskassen sowie bei Gutachten zum Versorgungsausgleich verarbeitet. Die Hinweise gelten entsprechend für Ehegatten und Lebenspartner, deren Daten bei Berechnungen und Gutachten zum Versorgungsausgleich verarbeitet werden.

Diese Hinweise richten sich nach Art. 14 DSGVO und werden den Versorgungsberechtigten vom Arbeitgeber bzw. vom Trägerunternehmen zur Verfügung gestellt. Mensch & Kuhnert sowie der Arbeitgeber bzw. das Trägerunternehmen oder die Unterstützungskasse bzw. das Familiengericht sind hinsichtlich der Daten der Versorgungsberechtigten jeweils eigenverantwortlich tätig. Eine Auftragsverarbeitung findet weder bei der Erstellung von Gutachten und Berechnungen noch bei der Verwaltung von Unterstützungskassen statt; eine gemeinsame Verantwortlichkeit liegt nicht vor.

1Verantwortlicher

Verantwortlich für die im Folgenden beschriebene Verarbeitung ist:

Mensch & Kuhnert GmbH
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Ulm unter HRB 722550
geschäftsansässig: Am Hofgut 23, 89134 Blaustein
E-Mail: info@mensch-kuhnert.de, Telefon: 07304 9287-810

Mensch & Kuhnert erstellt versicherungsmathematische Gutachten in eigener fachlicher Verantwortung. Der Arbeitgeber übermittelt die Ausgangsdaten der Versorgungsberechtigten an Mensch & Kuhnert in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit, er ist indes nicht fachlich verantwortlich für die Gutachten und Berechnungen.

Die Verwaltung von Unterstützungskassen übernimmt Mensch & Kuhnert in eigener Verantwortung. Grundlage sind ein Verwaltervertrag mit der jeweiligen Unterstützungskasse, mit dem die Kasse Mensch & Kuhnert die Verwaltung überträgt, sowie ein Verwaltervertrag mit jedem Trägerunternehmen, das Mensch & Kuhnert mit der Verwaltung beauftragt. Machen Versorgungsberechtigte im Rahmen der Verwaltung Angaben unmittelbar gegenüber Mensch & Kuhnert, etwa bei Leistungsanträgen, gelten diese Hinweise insoweit zugleich als Information nach Art. 13 DSGVO.

2Datenschutzbeauftragter

Mensch & Kuhnert hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt wie folgt:

Maisel Consult
Kämmereigasse 2, 95444 Bayreuth
E-Mail: datenschutz@maisel.co
Telefon: 0921 7930707

3Herkunft der Daten

Die zu den Versorgungsberechtigten verarbeiteten Daten erhebt Mensch & Kuhnert grundsätzlich nicht von den Versorgungsberechtigten selbst. Die Daten werden Mensch & Kuhnert vielmehr von dritter Seite übermittelt, je nach Geschäftsbereich wie folgt: Im Bereich der versicherungsmathematischen Bilanzgutachten übermittelt der Arbeitgeber (bzw. das Trägerunternehmen der Versorgungszusage) die Daten im Rahmen des Beratungs- bzw. Gutachtenauftrags. Bei Gutachten für Unterstützungskassen übermitteln die Unterstützungskasse bzw. das Trägerunternehmen die Daten. Im Bereich der Verwaltung von Unterstützungskassen erhält Mensch & Kuhnert die Daten von der Unterstützungskasse und den Trägerunternehmen, bei Leistungsanträgen auch von den Versorgungsberechtigten selbst. Bei Gutachten im Auftrag eines Familiengerichts erhält Mensch & Kuhnert die Daten vom Gericht, einschließlich der Auskünfte der Versorgungsträger und der Angaben der Ehegatten bzw. Lebenspartner.

Der Arbeitgeber bzw. das Trägerunternehmen bestätigt dabei, dass die Weitergabe der Daten rechtmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. c DSGVO i. V. m. den einschlägigen Vorschriften des BetrAVG, bei Angaben zu Berufsunfähigkeit oder Invalidität auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG erfolgt. Die Daten stammen damit aus dem Unternehmen des Arbeitgebers bzw. Trägerunternehmens (Kategorie der Herkunft gem. Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO).

4Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Mensch & Kuhnert verarbeitet Daten der Versorgungsberechtigten zu den folgenden Zwecken:

• –Versicherungsmathematische Bewertung von Versorgungsanwartschaften bzw. -leistungen im Rahmen der Erstellung eines Bilanzgutachtens für Unternehmen (insbesondere Ermittlung der Pensionsrückstellung nach § 6a EStG, § 253 HGB bzw. nach internationalen Rechnungslegungsstandards);
• –Erstellung von Anwartschaftsbescheinigungen, Leistungsberechnungen und Leistungsanpassungen nach dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG);
• –Berechnungen und Ausgleichsvorschläge nach dem Versorgungsausgleichsgesetz (VersAusglG) für Versorgungsträger sowie Gutachten zum Versorgungsausgleich im Auftrag von Familiengerichten;
• –sonstige Berechnungen im Zusammenhang mit Versorgungsverpflichtungen, z. B. zur Risikobewertung oder für Zwecke der Gestaltungsberatung.
• –im Bereich der Verwaltung von Unterstützungskassen: Verwaltung der Versorgungsanwartschaften und laufenden Versorgungsleistungen, insbesondere Ermittlung der Zuwendungen der Trägerunternehmen, Berechnung der Leistungen und Vorbereitung der Auszahlungen, die die Unterstützungskasse als Zahlstelle leistet, Anpassungsprüfung nach § 16 BetrAVG, Auskünfte an die Versorgungsberechtigten sowie Übermittlung der für die Abrechnung der Versorgungsbezüge erforderlichen Daten an die damit beauftragten Dienstleister.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind:

• –Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit der Arbeitgeber bzw. das Trägerunternehmen oder die Unterstützungskasse ein berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Bilanzierung sowie an einer sachgerechten Einschätzung finanzieller Risiken aus bestehenden Versorgungsverpflichtungen, ferner an der Erfüllung der Pflichten aus der Versorgungszusage, etwa bei Auskünften nach § 4a BetrAVG oder bei Auskünften und Vorschlägen zum Ausgleichswert im Versorgungsausgleich (§ 220 FamFG, § 5 Abs. 3 VersAusglG), hat; zudem erfolgt die Verarbeitung mittelbar im Interesse der Versorgungsberechtigten an einer korrekten Ermittlung und Dokumentation ihrer Versorgungsanwartschaften;
• –Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auch, soweit Mensch & Kuhnert Unterstützungskassen verwaltet: berechtigtes Interesse der Unterstützungskasse und des Trägerunternehmens an einer ordnungsgemäßen Verwaltung und Durchführung der Versorgung über die Unterstützungskasse sowie Interesse von Mensch & Kuhnert an der Erfüllung der Verwalterverträge; die Verarbeitung dient zugleich dem Interesse der Versorgungsberechtigten an der richtigen Ermittlung und Auszahlung ihrer Leistungen;
• –Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO i. V. m. § 30 FamFG und §§ 402 ff. ZPO, soweit Mensch & Kuhnert im Auftrag eines Familiengerichts als Sachverständige tätig ist;
• –Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. a BDSG, soweit Informationen über das Vorliegen einer Berufsunfähigkeit oder den Bezug einer Invalidenrente erforderlich sind, damit die Pflichten aus der Versorgungszusage erfüllt und die Rechte der Versorgungsberechtigten ausgeübt werden können;
• –Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Versorgungsverhältnis sowie Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit), soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind (siehe Ziff. 5), bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung vorliegt.

5Kategorien der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Gutachtenerstellung und der Verwaltung von Unterstützungskassen verarbeitet Mensch & Kuhnert je nach Versorgungszusage insbesondere:

• –Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum in das Unternehmen bzw. die Versorgungsordnung;
• –Beschäftigungsbezogene Daten: Gehalt bzw. versorgungsfähiges Einkommen, Beschäftigungsgrad, voraussichtliches Renteneintrittsalter;
• –Versorgungsbezogene Daten: Art und Höhe der Zusage, bisherige Anwartschaft, Familienstand/Hinterbliebenenangaben, soweit für die Bewertung relevant, und vergleichbare versorgungsbezogene Berechnungsparameter;
• –beim Versorgungsausgleich zusätzlich: Ehe- bzw. Lebenspartnerschaftszeit, Name und Geburtsdatum des anderen Ehegatten bzw. Lebenspartners und gerichtliches Aktenzeichen;
• –bei der Verwaltung von Unterstützungskassen zusätzlich: Anschrift, Bankverbindung sowie Angaben zu Leistungsanträgen und laufenden Leistungen;
• –in besonderen Einzelfällen Informationen über das Vorliegen einer Berufsunfähigkeit oder den Bezug einer Invalidenrente, soweit dies für die Bewertung biometrischer Risiken in Ihrer Versorgungszusage erforderlich ist. Diese Informationen gelten als Gesundheitsdaten und damit als besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. v. Art. 9 DSGVO. Konkrete Diagnosen oder Krankheitsbilder werden nicht verarbeitet.

6Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Im Bereich der Bilanzgutachten übermittelt Mensch & Kuhnert das Ergebnis der Berechnung an den Arbeitgeber sowie, soweit von diesem veranlasst, an dessen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten. Gutachten für Unterstützungskassen erhalten die Unterstützungskasse und das Trägerunternehmen. Bei der Verwaltung von Unterstützungskassen übermittelt Mensch & Kuhnert Verwaltungs- und Leistungsdaten an die Unterstützungskasse als Zahlstelle, an das jeweilige Trägerunternehmen sowie an die mit der Abrechnung der Versorgungsbezüge einschließlich des Lohn- und Kirchensteuerabzugs beauftragten externen Dienstleister. Berechnungen zum Versorgungsausgleich erhält der Versorgungsträger, Gutachten im Auftrag eines Familiengerichts das Gericht. Eine Weitergabe von Einzeldaten von Versorgungsberechtigten an sonstige Dritte erfolgt nicht; Dienstleister (z. B. IT-Hosting, Clouddienste), die Mensch & Kuhnert zur Datenverarbeitung einsetzt, handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach Weisungen von Mensch & Kuhnert.

Fertiggestellte Gutachten werden zur sicheren Bereitstellung gegenüber dem Arbeitgeber bzw. dem Trägerunternehmen in einem verschlüsselten Datenraum der netfiles GmbH, Marktler Straße 2b, 84489 Burghausen, gespeichert. Die netfiles GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Auftrag von Mensch & Kuhnert auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DSGVO. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland; eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

Für E-Mail, Bürokommunikation und Online-Besprechungen setzt Mensch & Kuhnert Microsoft 365 und Microsoft Teams der Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland, ein; Microsoft handelt dabei ebenfalls als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Übermittelt der Arbeitgeber Unterlagen über die Formulare auf der Website von Mensch & Kuhnert, werden diese über den Webhoster IONOS SE, Montabaur, als Auftragsverarbeiter per E-Mail an Mensch & Kuhnert weitergeleitet.

7Übermittlung in Drittländer

Bei der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Teams ist nicht ausgeschlossen, dass Daten von Versorgungsberechtigten, etwa in E-Mails oder Dokumenten, an die Microsoft Corporation in den USA oder an weitere Unterauftragsverarbeiter von Microsoft außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden. Microsoft ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übermittlung stützt sich daher auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der Datenschutzvereinbarung mit Microsoft sind. Im Übrigen findet eine Übermittlung von Daten der Versorgungsberechtigten in Länder außerhalb der EU/des EWR nicht statt; insbesondere werden Gutachten im Datenraum ausschließlich in Deutschland gespeichert.

8Speicherdauer

Mensch & Kuhnert speichert Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung einschließlich Folgeaufträgen, bei Gutachten im Auftrag eines Familiengerichts für die Dauer des Verfahrens, sowie anschließend für den Zeitraum, der zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO; bis zu zehn Jahre) sowie zur Wahrung etwaiger Verjährungsfristen erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

9Rechte der Versorgungsberechtigten

Die Versorgungsberechtigten haben das Recht auf:

• –Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO);
• –Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• –Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
• –Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• –Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit die Verarbeitung auf einem Vertrag oder einer Einwilligung beruht und automatisiert erfolgt;
• –Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Das Auskunftsrecht besteht nach § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG nicht, soweit durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheim gehalten werden müssen.

10Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) gestützt ist, haben die Versorgungsberechtigten das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Mensch & Kuhnert verarbeitet diese Daten dann nicht mehr, es sei denn, Mensch & Kuhnert kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Interessen, Rechte und Freiheiten der Versorgungsberechtigten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der unter Ziff. 5 genannten Daten erfolgt durch Ihren Arbeitgeber, das Trägerunternehmen oder die Unterstützungskasse, von dem bzw. der Sie eine Versorgung erhalten oder erhalten werden; bei Gutachten im Auftrag eines Familiengerichts durch das Gericht. Die Offenlegung der Daten ist Voraussetzung für die Erstellung von Bilanzgutachten, für die Verwaltung der Unterstützungskasse oder für die weiteren Zwecke der Bewertung nach Ziff. 4. Ohne diese Daten könnte Mensch & Kuhnert die Bewertung von Versorgungsanwartschaften bzw. die Verwaltung der Unterstützungskasse nicht durchführen. Machen Versorgungsberechtigte im Rahmen der Verwaltung selbst Angaben, etwa bei einem Leistungsantrag, sind diese erforderlich, damit ihre Leistungen ermittelt und ausgezahlt werden können.

12Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die versicherungsmathematische Bewertung erfolgt unter fachlicher Verantwortung und Prüfung der Sachverständigen und Gutachter von Mensch & Kuhnert.

13Beschwerderecht

Die Versorgungsberechtigten haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei dem für Mensch & Kuhnert zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Stuttgart oder bei der Aufsichtsbehörde ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

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Teil I: Datenschutzerklärung nach Art. 13 DSGVO (PDF)
Teil II: Datenschutzhinweise nach Art. 14 DSGVO (PDF)